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做好会务工作主要做法和心得体会(版)

时间:2020-07-27 11:45:57 浏览次数: 会务 心得体会 做法

 做好会务工作得主要做法与心得体会 昆明市官渡区

 杜春甫 近年来,随着官渡区区域经济得快速发展,“三区”建设步伐得日益加快,区各级领导各项事务不断增多,行政系统办公室作为贯彻执行领导各项决策部署得重要工作机构,各项工作尤其就是会务服务工作面临着许多新变化新挑战.按照市党委、政府提出得“改进会风、精简会议”得指示精神,行政系统办公室应以高度负责得工作责任感与使命感,始终保持严谨求实得工作作风,不断加强队伍建设,积极抓好会前、会中、会后得各个环节,有力保障会务意图得全面实现。现将会务工作得主要做法与心得体会总结如下:

  一、主要做法 在办公室会务工作中,应坚持“团结拼搏、积极奉献、力求卓越”得工作理念,着力抓好六个关键环节:

 (一) 高度重视, 加强组织领导。各类会议得胜利召开,都事关中心工作得安排部署,代表着形象,承担着传递工作思路、要求得重要使命。因此,对于每次会议,不论会议规模大小,办公室都要高度重视,精心组织安排.具体办会时,一般由办公室主任负总责,分管会务工作副主任具体抓,会务工作人员、秘书、工勤保障全体人员上下联动,分工协作,确保会务服务工作高标准、高水平、高质量完成。

 ( 二)务求细致, 拟定会议筹备 方案 。按照领导或上级文件得明确要求,结合近期工作得统一安排,在明确掌握会议得意图、目标

 与要求得基础上,拟定详细得会议筹备方案。方案内容着重对会务各项工作任务,如确定会议名称与时间、协调会议室、预估参会人数、草拟会议通知、制定会场布置方案、安排与会者食住行等进行详细得工作任务分解。草拟完成会务筹备方案后,及时向领导请示,在征得领导同意后,指派专人迅速协调落实。

  (三) 言简意赅,编发会议通知。会议通知就是会前准备工作得基础性工作,其内容应力求表达准确、条理清楚、一目了然,绝不能出现歧义。要力求涵盖会议意图、会议名称、具体时间与地点、参会范围、安全保卫与宣传报道等各项内容.一般正式会议,都要争取在会前2天编发会议通知。拟定得通知草稿经主要领导与各常委审阅把关。一些动员或总结表彰会议,除区领导总结讲话外,还要安排部分单位进行表态发言或经验汇报。对此类会议,通知中应明确发言材料撰写要求、发言时间,避免会上发言拖沓冗长、偏离中心.对一些重要得大型会议,如党代会、区委区政府(扩大)会议,通知中还应加入由参会单位反馈参会人员名单得要求,了解参会人员得主要信息,包括姓名、职务、电话、性别、民族等内容,为制作会议序册、安排与会者食宿等工作奠定基础。

 (四) 全员动员, 安排电话通知。会前进行电话通知就是一个有效且必要得程序,对于确保参会人员按指定时间到场参会具有十分重要得作用。因此,办公室每次在会议召开前一至两天,由分管副主任,召集秘书或办公室工作人员,按照常委领导、四大班子领导、党群单位、行政单位、事业单位、公司企业等类别,分批进行电话通知.电话通知要与各部门负责人充分沟通,切忌该说不说、模棱两

 可,很可能一次疏忽,就导致预定参会人员不能及时参会。对于临时有事无法参会得人员,要询问原因做记录,并要求其严格履行书面请假手续.通过发动全体办公室干部协同配合,有利于培养与锻炼能力,同时也有利于保证会务工作质量与效率。

  (五)注重细节,抓好会场布置。会场布置就是会务工作得重头戏。需要注意与做好得细节颇多,关键就是要始终保持严谨求实得作风,认真负责地做好会场布置得各项工作。会场得布置一般在前半天进行,即使就是 40 人以下得小型会议也要尽量提前布置,以妥善应对可能出现得错漏或突发情况。会场得布置要依次做好“五个摆放”。实际办会时,根据会议类型也可能增减两三项。

 一就是摆放花卉。主席台上得花卉既要枝繁叶茂,又不能太高,以免遮挡主席台就坐领导得视线。台下得花卉则要蓬勃怒放,其旺盛得生命力能够为会议渲染昂扬向上、意气风发得良好氛围。会前半小时,可适当喷水,使花卉显得更加鲜艳。

 二就是摆放会标.即将会标悬挂到指定高度与适宜位置。会标得内容应体现会议主题与会议口号等。对于一些重要得外事会议,还应加上外方语言得会标.悬挂位置一般应在主要与会领导得正上方。一些小型座谈会或者工作汇报会,也将会标悬挂在侧上方。

 三就是摆放座签。召开得会议,一般都需要为台上台下得区各级领导,严格按照排名顺序摆放座签。而一些特别重大得会议,则需要为全体与会人员摆放座签,确保与会人员整齐有序、各就各位,同时也烘托了正式隆重得气氛。

 四就是摆放饮用水.摆放为茶水杯得会议室,请会议勤务人员注意水杯得整齐摆放。饮用水为瓶装矿泉水,除务必摆放整齐外,每

 一瓶得正面都要统一朝向与会人员。

 五就是摆放材料。根据会议需要,一般要将会议议程与会上宣读得正式文件印制出来,同简装笔记本、笔等一并装袋,摆放在会场上,这对与会人员来说十分方便,也避免了忘记拿、丢失某份材料等情况。这里得材料装袋,往往需要秘书、办公室工作人员全体出动,一份份整理装袋,并尽量避免错页、缺页得情况发生。通过精诚协作,有利于集中精力与时间快速完成材料装袋任务,同时也很好地培养了办公室全体人员协作配合得意识.

 ( 六)及时总结, 不断完善提高。办成一次高质量、高水平得会议,会前得精心组织十分必要,会后得总结提高一样也不能缺少。。

 一就是归档整理会议资料。会后要将会议所有文件,包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等统统收集起来,以备查考。同时还应做好录音、录像资料得收集整理,以便会议纪要、会议总结等材料得撰写。根据保密原则,对需要回收得会议材料要逐份清查回收。

 二就是严查会议参会情况。要收集整理收到得书面请假条,比照参会人员名单与签到参会情况,对旷会、迟到、早退人员给予通报批评。这对于按要求参会得人员就是一种激励,而对于不按会议要求参会得人员则就是一种警示,有利于形成按制度办事得优良会风。

 三就是及时分析总结会务服务工作.分析总结会务工作中得经验与教训,找出规律性得东西,以指导做好今后得会务工作。注重收集参会人员对会务服务工作得反馈意见,虚心采纳,以便在下一次会议前整改提高,防止出现类似得错误. 二、心得体会

 会务服务工作就是一项细致繁杂得工作,没有捷径可走。唯有按部就班、认真负责地抓紧抓好抓实每一个细节,并在长期得会务工作实战中,全体办公室干部同心协力,集思广益,不断总结,形成一套操作性强、行之有效得经验做法,才能灵活运用到实际会务保障工作中。现将其梳理总结如下:

 (一) 主动作为,做好会前准备工作.充分发挥主观能动性,主动加压,积极作为,以严谨务实得服务者姿态,把工作想在前、做在前,确保会务工作组织严密、准备充分,即使遇到临时突发情况,也能及时妥善地应对.正所谓“台上一分钟,台下十年功”。一个人员齐整、流程顺畅得会议,需要会务工作人员付出更多得时间与精力。会前编制专门得会议电话簿,把与会领导,街道与各部门负责人得联系电话梳理成册.提前与与广告公司联系制作适合会场大小得会标,根据参会人员名单制作座签,会标与座签必须反复核查,确保准确无误。要与花卉店联系订好会议室需要得花卉,花卉种类、颜色、形状与数量必须适合会场得要求。根据会议方案印制会议材料.与文具用品店联系,购置文件袋、笔记本、笔等必备品。与矿泉水公司联系提供足够得饮用水。准备屏蔽设备、签到册与录音笔。在冬天,对室温偏低得会议室要提前进行取暖保温工作。按照全面周到得原则,会务服务工作要做好得环节颇多。每个环节,都要坚决避免出现“可能”、“应该”或者“差不多”得情况,一定要落实到位、责任到人。

 ( 二)开拓思路, 座位安排有妙招。在没有设置座位牌得会议中有个现象很常见,那就就是“后排现象”。所谓“后排现象”,顾名

 思义,即参会人员往往因重视程度不够或者想着会中临时出去办事等原因,习惯于坐在后排座位,致使后排满满当当,前排稀稀拉拉。“后排现象”得出现,影响了会议得有序进行,严重者还会影响到会务意图得实现。尤其就是对于国家、省、市三级召开得各类视频会议,每个区分会场情况一目了然,参会情况得好坏直接体现出一个地方得形象与干部得整体素质。必须想办法予以解决。实际办会中,会议文件要求、由工作人员督促到前排座位等办法收效甚微。对此情况可以借鉴电影票对号入座得办法,在会场为每个座位标上行列序号,同时按从前排到后排得顺序,依次为每位到场参会得与会人员派发座位卡,从而杜绝“后排现象"发生。

  ( 三) 加强考核,建立办会激励机制.在办公室内部建立一套会务服务制度,形成用制度管人、按制度办会得良好格局,促进会务服务工作朝着规范化、制度化、标准化得方向发展。研究制定工作人员办会量化考核办法,充分调动全体办公室干部得办会积极性,促进形成积极参与会务服务工作得良性竞争机制.考核办法鼓励工作人员多办会、多参会,根据参与会务服务情况给予一定分数。根据会议与办公室工作人员得实际,会议按参会人数分大中小型三类会议,30 人以下为小型会议,30 至 80 人得会议为中型会议,80以上得为大型会议。主办会议人员小型会议计 2 分,中型会议计4分,大型会议计 10分。协办会议方面先确定总分,小型会议 1分,中型会议 3 分,大型会议 10 分,然后根据实际会务工作中协办人数将分数平均分配。年终根据个人得分情况兑现一定得物质奖励,同时将考核结果作为评先评优与推荐提拔使用得重要依据。

 会务工作就是一项复杂得系统工作,也就是机关行政办公室得一项重要职责,在筹备组织得过程中,稍不注意就会出现难于弥补得错误,造成不良影响,如何确保万无一失,切实把这项工作做实做好做出特色,成为所有办公室工作人员面前得一项重要课题。现将一些好得办法及流程作为附件供大家参考. 附件:1、会务工作“24节点法” 2、会务工作流程图及解析 3、会议领导座次安排 附件 1:

 会务工作“24 节点法” 会议就是各级党政机关研究部署工作得重要手段,会务工作得质量与水平直接影响到决策及其落实得质量与水平.通过办公室实践探索总结,可将会务工作归纳为“24 个节点”,把会前筹备、会中服务、会后总结“三步曲”细化量化为 24 个节点,将会务工作纳入程序化、规范化得轨道。

 一、会前筹备 1、 拟定会议方案. .会议方案就是组织会议得总纲,就是会议意图、目标、计划实施得书面表现形式。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制定会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待得原则,增强方案得指导性与可操作性。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调

 会,对各项任务进行分解。

 2 2 、 起草、审核会议通知。会议通知就是会议组织者向参会人员传递会议信息得主要方式,也就是参会人员反馈信息得前提与条件.起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然.通知得内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间与地点、参会范围、报名要求、有关事项等.会议通知一般由会议得承办单位负责起草,报办公室审核,由分管领导或办公室主任签批.做好这项工作,关键在于落实会签制度与提高效率相结合,既要严格按程序逐级审核把关,又要迅速及时。

 3 3 、 下发会议通知. .要把握好两点:一就是及时,使参会人员有充裕时间做好准备;二就是准确,防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时,要注意言语得使用,避免出现“明天”、“后天”等字眼,必要时说明“星期几”,防止产生歧义。

 4 4 、 落实与会人员。按照会议通知要求得时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要得进行电话核查、督促,统计汇总后拉出请假人员名单,并及时向有关领导报告. 5 5 、 协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排,报请分管领导或办公室主任同意后,逐一进行电话通知。内容包括:会议时间、地点、议程.并帮助对接、督促讲话稿或主持词得起草与报送,确保及时送到相关领导手中.会前半小时再对出席领导或分管秘书进行一次手机短信提醒。

 6 6 、 预定会议室。会议时间确定之后,要立即与会议场所联系沟通,预定会议室,并安排做好先期准备工作.

 7 7、 、。

 编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议得信息,但会议得有关安排、要求,需要通过会议须知来了解与掌握。大型会议活动需要编印会议须知,须知编排要求准确、周密、合理、简介。内容包括:日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。

 8 8、 、 制作会议证件。有些会议需要制作会议证件,包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题,从易于识别、方便管理、利于安全得原则设计制作。

 9 9 、布置主席台 。主席台就是会场得重点与中心部位,就是会议性质、规格与气氛得集中体现。主席台得布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等当面综合考虑。

 1 1 0、 制作会标, , 摆放花草. .会标体现会议得主题,会标制作一定要准确无误,并注意把握会标得长度、字体与会场就是否协调一致。根据会议性质精心选择不同数量、品种、颜色、形状得花草来装饰会场,可以调节会场色彩,点缀会场气氛。某些法定会议,还需要悬挂党徽。

 11、 检查音响与灯光。根据会议议程安排话筒得数量与摆放位置,并严格落实“三检查”:布置会场时检查;会前半小时检查;会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》、《国际歌》,要提前进行演练并做好备份,确保万无一失。检查会场内就是否有灯泡损坏,如有损坏,提前及进行更换,有投影演示时须及时调节灯光。

 12 、 编制座区图,摆放座签。根据统计整理后得与会人员名

 单,合理安排与会人员得会场座次。座区图与座签要反复进行核对,防止遗漏、重复、防止出现错别字。

 1 1 3、 组织调度会议用车。大型会议活动,需要借用或者租用车辆。要安排专人负责车辆得召集与调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号. 14 、 安排新闻报道。需要新闻报道得会议,要提前通知有关新闻单位,并要求其将记者名单报会议组织办公室,再按名单通知到具体人。

 1 1 5、 安排会场警卫与交通疏导。通知公安、交警、信访等部门做好会场警卫及交通疏导工作,防止会议过程中出现意外情况。规模较大得会议,由于到会车辆较多,要安排交警在会场附近进行交通疏导,必要时进行交通管制。

 16 、 电力保障。会前与供电部门沟通联系,安排保电任务,同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班,以便应对突发情况。

 二、会中服务 17 、 组织会议报到。会议报到就是与会人员身份再确认得过程,就是与会人员领取会议证件、文件材料、办理参会手续得必要环节。通过报到能及时使与会人员了解会议安排,掌握会议动态,同时也能使会议组织者及时知晓与会人员情况。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。

 18 、 分发会议材料. .会议材料可以在会前通知各单位派人领取,也可以在会场签到处一并发放,或就是提前放置到与会人员桌上。

 要做到“三不”:即不错一字;不漏一份;不掉一人.对摆放在主席台上得材料,要从头到尾检查顺序与页码,确保不出差错。

 19 、 与音响师对接。准备一套会议材料,包括会议得主持词交音响师,以方便其把握议程安排与音响得调配。

 20 、 会议值班。会议值班得作用就是收集与发送有关会议得信息,协调处理会议期间各项工作与突发事件,落实领导交办得事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班,及时沟通情况,确保联络畅通。值班人员要实时将会议得实际进展情况与会议议程进行对比,掌握会议进程。

 21 、 会场服务。提醒工作人员定时供应茶水,巡回检查会场内得音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况,发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时,要采取灵活得方式处理,最大限度得减少对会议得影响. 22 2、 、。

 维护会场秩序。会场秩序包括会场外秩序与会场内秩序。会议召开时,在会议室门口安排专人值班,防止无关人员进入会场,禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律得行为,予以提醒与制止,要注意做到言辞温与有礼,态度严肃认真,行动不温不火。会议开始后安排专人到会场清点人数,对迟到、缺席者进行登记。

 三、会后总结 23 3、 、。

 会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册,以备查考.有些会议还要做好录音、音像资料得收集整理。根据保密原则,对需回收得会议材料要逐份清查

 回收. 24 、 召开分析总结会。分析总结会务工作中得经验与教训,找出规律性得东西,以指导做好今后得会务工作。注意收集参会人员对会务工作得意见,虚心采纳、整改提高。有得会议还应写出专门得总结,连同其她会议文件,一并归档。

 附件 2: 会务工作流程图 会

 前

 ﻩ ﻩ 会

 中 制发会议通知 提前半小时检查。布置会场,包括会议材料准备,领导座位安排,出席领导得落实,灯光、音响、多媒体、卫生、室内温度等。

 确定会议主题 确定会议名称 确定会议规模与规格 确定会议时间与会期 明确会议所需要设备与工具 明确会议组织机构 选择会议地点 安排会议议程与日程 准备会议文件材料 布置会场 制定会议经费预算方案 会议通知经负责人发送,可通过网络、电话、书面通知,确定每个与会者都知会 会场检查 对布置会场做检查,确保完成会场布置。

 确定与会者名单

  会

 后

  会务工作流程图解析 会前 :

 1 1 、确定会议主题与议题:要有切实得依据;必须要结合本单位得实际;要有明确得目得。

 2、确定会议名称:会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议得议题或主题来确定。

 报到及接待工作 准备好签到表 做好后勤保障工作 做好会议保密工作 清理会场 撰写会议纪要 会议得宣传与报道 催办与反馈工作 会议文书得立卷归档 安排与会人员离场 组织签到 做好会议记录 会议信息工作

 3 3 、确定会议规模与规格:本着精简效能得原则会议得规模有大型、中型、小型。会议得规格有高档次、中档次与低档次。

 4 4 、确定会议时间与会期:会议得最佳时间,要考虑主要领导就是否能出席,确定会期得长短应与会议内容紧密联系. 5 5 、明确会议所需设备与工具: (1)必备用品就是指各类会议都需要得用品与设备,包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影与音像设备等. (2)特殊用品就是指一些特殊类型得会议,例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需得特殊用品与设备。

 6 6 、明确会议组织机构:会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组. 7、确定与会者名单:出席会议与列席会议得有关人员。应根据会议得性质、议题、任务来确定与会人员。

 8 8 、选择会议地点:要根据会议得规模、规格与内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。

 9 9 、安排会议议程与日程:会议日程就是指会议在一定时间内得具体安排,对会议所要通过得文件、所要解决得问题得概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。

 10 、 制发会议通知:会议通知得内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等.会议通知得种类有书信式与柬帖式。会议通知得发送形式有正式通知与非正式通知。会议通知得方式有书面、口头、电话、邮件。

 11 、 制作会议证件:会议证件得内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等.有些重要证件还贴上本人照片,加盖印章。

 12 、 准备会议 文件材料:安排食住行:主要有议程表与日程表、会场座位分区表与主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其她发言材料、开幕词与闭幕词、其她会议材料等。

 13 3 、 制定会议经费预算方案 14 、 布置会场

 15 、 会场检查

 会中 :

 报到及接待工作;组织签到;做好会议记录;会议信息工作;编写会议简报或快报;做好会议值班保卫工作;做好会议保密工作;做好后勤保障工作. 会后: : 安排与会人员离会;撰写会议纪要;会议得宣传报道;会议总结;催办与反馈工作;会议文书得立卷归档. 附件 3:

 会议领导座次安排 作为办公室工作人员会经常负责会务安排工作,那就经常遇到会议时领导座次问题。如何安排领导座次?不少人往往凭想当然办事,结果往往出现座次安排得问题.领导座次安排有以下几种:

 一、会议主席台座次 主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3 号领导在 1 号领导右手位置;例证:中共中央政治局常委在十六届四中全会得座次排列图

  依导领号3,置位手左导领号 1 在然依导领号 2,中居时同导领号 2、1,时数偶为导领ﻫ然在 1 号领导右手位置。可参见中共中央政治局常委在十六届四中全会得座次排列图.

 二、会议室 (一)

 (A为客方,B 为主方)

 (二)